关键字：南京律师网 南京律师 传真件 电子邮件 法律风险
编者按：传真和电子邮件是现代商务往来中越来越或不可缺的重要形式，尤其被企业和个人大量用于订立合同，那么如何运用好传真件和电子邮件避免法律风险呢？本文将分析如下：
一、企业在进行电子邮件交往时注意以下四点：
1、可以通过书面合同的形式确定双方电子邮件往来时有效的电子邮箱地址。
2.注意保存电子邮件，不要随便删除，以便应对不时之需。
3.如果交易中发生纠纷，可以在公证处进行电子邮件的公证，明确该电子邮件的法律效力。
4.通过邮件的后续行为确定电子邮件的存在，例如在发出电子邮件交易信息后，发出方在之后的交易单证中证明了前期电子邮件中的内容。
二、传真合同的法律问题：
（一）可以用传真签订合同。
《合同法》规定：人们签订合同可以用书面形式、口头形式或者其他形式，其中书面形式则是指合同书、信件和数据电文（电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式。因此，以传真签订合同，法律予以承认和保护。
（二）以传真签订合同法律风险较多。
通常而言，只有同时具备真实性、合法性、关联性的证据才有证据效力。因此，在认定传真件的证据效力时，通常考虑诸多因素。如：传真件应认定为原件还是复印件；传真件是否是传真方所发出，接收方是否收到了传真；传真件有无伪造、变造情形；是否有其他相关证据佐证用于补强传真件等。如果只有唯一的传真件而没有其他佐证予以证明且对方又予以否认的，则该传真件为孤证，证据效力有限。同时传真件保存时间有限，在证据保管方面有风险。
（三）应防范以传真签订合同的法律风险。
1、要具有良好的证据意识。对于标的较大、周期较长、情况复杂的业务，最好当面签订书面合同。若实属客观不能，最好让对方盖章签订书面合同，再以快件方式送达接受方签署。
2、对情况紧急须以传真签订的合同，最好采取证据补强的措施。应留存能够证明传真件合同内容的其他证据，如相关的委托书、意向书、往来信函、电子邮件、电话录音等；应保留传真收发凭证并确保传真件上收发件人、收发时间、收发传真号码等信息清晰无误；最好要求对方在发出传真的最短时间内将传真件的原件寄交，以显示证据的同一性和完整性。传真件字迹及签章不得模糊不清。应建立传真收发登记制度，严禁客户随意在公司传真机上发送传真。
3、以传真方式签订合同，紧急情形消失后，当事人应及时就传真内容补签书面的确认书，或直接在原传真件上重新签名盖章，变传真件为真正的原件。
4、完整保留整个合同履行过程的证据，哪怕按照常理看来比较琐碎的票据。一旦发生纠纷，就会发现许多貌似不管用的单据有着相当的作用。在某一关键证据存在瑕疵的时候，可以通过这些辅证、旁证来加以补充，从而通过证据链推断出关键证据的证明力，从而有力的支持己方的主张。
